Главная - Пенсия - Требования к должности делопроизводителя детского сада

Требования к должности делопроизводителя детского сада


Должностная инструкция делопроизводителя на предприятии


Ознакомившись со своей должностной инструкцией, сотрудник обязан её чётко исполнять, поскольку этот документ имеет организационно-распорядительный характер. Для правильного поведения сотрудника согласно его должностной инструкции, в ней необходимо подробно прописать все должностные обязанности во избежание в дальнейшем возникающих вопросов и противоречий.

Должностная инструкция делопроизводителя включает в себя следующие основные разделы.

Должностная инструкция делопроизводителя в ДОУ

_____________________________________ фамилия имя отчество Пакет включает 37 инструкций и 1 положение в формате *.doc, который полностью совместим со всеми основными текстовыми редакторами: Microsoft Word, Open Office Writer, Libre Office Writer. Каждая инструкция содержит не менее 6 разделов и размещается в отдельном файле, оформленном в соответствии с требованиями ГОСТ Р 7.0.97-2016.

Обновление: 23.03.2020 г. 1. Общие положения 1.1.

Данная должностная инструкция делопроизводителя в ДОУ составлена на основе Профстандарта: 07.002

«Специалист по организационному и документационному обеспечению управления организацией»

(утв.

приказом Министерства труда и социальной защиты РФ от 6 мая 2015 г.

N 276н); с учетом ФЗ №273 от 29.12.2012 г.

«Об образовании в Российской Федерации» в редакции от 6 марта 2020 года; согласно Трудовому кодексу РФ и иным нормативными актами, регламентирующим трудовые отношения между работником и работодателем.

1.2. Настоящая должностная инструкция делопроизводителя ДОУ устанавливает функциональные обязанности, права и ответственность сотрудника, занимающего в дошкольном общеобразовательном учреждении должность делопроизводителя.

1.3. На должность делопроизводителя может назначаться лицо, имеющее среднее профессиональное образование, прошедшее программы подготовки квалифицированных рабочих, служащих.

1.4. Делопроизводителя назначает и освобождает от занимаемой должности заведующим ДОУ в порядке, установленном Трудовым кодексом РФ и трудовым договором (контрактом) с работником. 1.5. Делопроизводитель относится к категории технических исполнителей и находится в прямом подчинении у заведующего дошкольным общеобразовательным учреждением.
1.5. Делопроизводитель относится к категории технических исполнителей и находится в прямом подчинении у заведующего дошкольным общеобразовательным учреждением.

1.6. Делопроизводитель в ДОУ при выполнении должностных обязанностей руководствуется:

  1. правилами орфографии и пунктуации;
  2. Федеральным государственным образовательным стандартом общего среднего образования;
  3. Конвенцией о правах ребенка.
  4. Уставом и Правилами внутреннего трудового распорядка, другими локально-правовыми актами общеобразовательного учреждения;
  5. данной должностной инструкцией и трудовым договором (контрактом);
  6. постановлениями, распоряжениями, приказами и иными руководящими и нормативными документами, относящимися к ведению делопроизводства;
  7. административным, трудовым и хозяйственным законодательством Российской Федерации;
  8. стандартами унифицированной системы организационно-распорядительной документации;
  9. Конституцией Российской Федерации;
  10. СанПиН 2.4.1.3049-13 «Санитарно-эпидемиологические требования к устройству, содержанию и организации режима работы общеобразовательных организаций» с изменениями от 27 августа 2015 г;
  11. правилами и нормами охраны труда, производственной санитарии и пожарной безопасности;
  12. порядком организации и осуществления образовательной деятельности по основным общеобразовательным программам;
  13. правилами работы на компьютере и иной оргтехники;

1.7. Делопроизводитель ДОУ обязан знать следующее:

  1. правила составления и утверждения акта о выделении документов, не подлежащих хранению;
  2. назначение и технология текущего и предупредительного контроля;
  3. критерии разделения документов на группы в соответствии с ценностью информации, содержащейся в них;
  4. порядок формирования и оформления дел, специфика формирования отдельных категорий дел;
  5. требования, предъявляемые к документам в соответствии с нормативными актами и государственными стандартами;
  6. делопроизводство и его ведение;
  7. виды номенклатур, общие требования к номенклатуре, методика ее составления и оформления;
  8. правила работы с текстовыми редакторами и электронными таблицами, базой данных, электронной почтой, интернет браузерами;
  9. современные информационные технологии работы с документами;
  10. правила составления аналитических справок по организации работы с документами и контролю исполнения документов;
  11. требования по сохранности служебной информации, защите персональных данных;
  12. порядок оказания первой доврачебной помощи;
  13. правила составления описи дел постоянного и временного сроков хранения в соответствии с действующими нормативно-методическими документами;
  14. требования охраны труда и пожарной безопасности на рабочем месте;
  15. порядок работы с документами;
  16. правила передачи дел в архив общеобразовательного учреждения;
  17. правила работы с входящими, исходящими и внутренними документами;
  18. правила и сроки отправки исходящих документов;
  19. правила документационного обеспечения деятельности общеобразовательного учреждения;
  20. правила выдачи и использования документов из сформированных дел;
  21. Государственный стандарт РФ «Делопроизводство и архивное дело»;
  22. порядок создания, организации и документирования работы экспертной комиссии;
  23. правила составления и утверждения протокола работы экспертной комиссии;
  24. типовые сроки исполнения документов;
  25. правила делового общения;
  26. порядок контроля прохождения служебной документации и материалов;
  27. структуру общеобразовательного учреждения и состав сотрудников;
  28. правила использования телефона, факса, ксерокса, принтера, сканера, компьютера;
  29. правила организации и формы контроля исполнения документов в общеобразовательном учреждении;
  30. схемы документооборота;
  31. методические рекомендации по выполнению работы с документами в общеобразовательных учреждениях;
  32. правила технической обработки и полного оформления дел постоянного и временного сроков хранения;
  33. нормативные правовые акты и нормативно-методические документы, положения, инструкции и иные материалы и документы по ведению делопроизводства в ДОУ;
  34. правила составления и оформления информационно-справочных, организационных, управленческих документов;
  35. правила деловой переписки, составления и набора деловых писем с применением типовых образцов;
  36. порядок действий при пожаре или иной чрезвычайной ситуации, эвакуации.
  37. технологию создания, обработки, передачи и хранения различных документов;
  38. основы этики и эстетики;
  39. системы электронного документооборота;
  40. правила создания и ведения баз данных служебных документов в образовательной организации;
  41. правила хранения дел, в том числе с документами ограниченного доступа;
  42. виды документов, их назначение;
  43. принципы работы со сроковой картотекой;

1.8. Делопроизводитель ДОУ должен уметь:

  1. работать со всей совокупностью информационно-документационных ресурсов общеобразовательного учреждения:
  2. оформлять обложки дел постоянного и временного сроков хранения в соответствии с требованиями государственных стандартов;
  3. пользоваться автоматизированными системами учета, регистрации, контроля и информационно-справочными системами при работе с документами ДОУ;
  4. систематизировать документы внутри дела;
  5. организовывать работу по учету, хранению и передаче в соответствующее структурное подразделение документов текущего делопроизводства;
  6. производить структурную систематизацию дел;
  7. использовать номенклатуру дел при изучении структуры общеобразовательного учреждения, составлении описей дел;
  8. составлять опись дел постоянного и временного сроков хранения в соответствии с действующими нормативно-методическими документами.
  9. обеспечивать сохранность и защиту документов общеобразовательного учреждения;
  10. пользоваться перечнями документов и анализировать фактическое содержание имеющихся в деле документов при определении сроков их хранения;
  11. применять современные информационно-коммуникационные технологии для работы с документами, в том числе для ее оптимизации и повышения эффективности;
  12. пользоваться справочно-правовыми системами;
  13. правильно и своевременно формировать документы в дела с учетом их специфики;
  14. организовывать работу по формированию дел в соответствии с утвержденной номенклатурой дел ДОУ;
  15. осуществлять техническую обработку и полное оформление дел постоянного и временного сроков хранения;
Рекомендуем прочесть:  Зао связной логистика

1.9.

Работник должен ознакомиться с должностной инструкцией делопроизводителя в ДОУ с учетом профстандарта, с инструкцией по охране труда для делопроизводителя ДОУ, с инструкцией о мерах пожарной безопасности в дошкольном общеобразовательном учреждении.

1.10. Делопроизводитель ДОУ должен соблюдать Конвенцию ООН о правах ребенка, быть обучен и иметь навыки оказания первой доврачебной помощи пострадавшим. 2. Должностные обязанности Делопроизводитель в ДОУ осуществляет выполнение нижеперечисленных обязанностей: 2.1.

Организовывает внедрение, ведение (в том числе автоматизированное) и развитие систем документации, включая электронные документы. 2.2. Вместе с администрацией детского сада подготавливает отчетные документы для вышестоящих организаций, готовит служебные письма, справки. 2.3. Ведет прием поступающей на имя заведующего дошкольным образовательным учреждением корреспонденции (электронной почты) регистрирует ее и выполняет систематизацию согласно принятому в ДОУ порядку, после ее рассмотрения заведующим передает по назначению исполнителям для применения в ходе их деятельности или подготовки ответа.
2.3. Ведет прием поступающей на имя заведующего дошкольным образовательным учреждением корреспонденции (электронной почты) регистрирует ее и выполняет систематизацию согласно принятому в ДОУ порядку, после ее рассмотрения заведующим передает по назначению исполнителям для применения в ходе их деятельности или подготовки ответа.

2.4. Ведет постоянный учет, картотеку прохождения документов, контролирует их исполнение, выдает требуемые справки по зарегистрированным документам. 2.5. Выполняет отправку исполненной корреспонденции адресатам, ведет учет получаемой и отправляемой корреспонденции, систематизирует и хранит документы текущего архива.

2.6. Осуществляет учет часов работы работников дошкольного образовательного учреждения, в установленные сроки заполняет и сдает в бухгалтерию табель учета рабочего времени работников ДОУ.

Следит за соблюдением сотрудниками графиков работы, сообщает работникам об изменениях в графике работы заблаговременно, под роспись. 2.7. Занимается оформлением трудовых договоров и личных дел, устраивающихся на работу сотрудников, обрабатывает и оформляет передачу личных дел сотрудников в архив.

2.8. Формирует личные дела воспитанников, посещающих ДОУ. 2.9. Ведет книгу движения воспитанников.

2.10. Осуществляет учет воспитанников льготных категорий. 2.11. Готовит проекты приказов по движению контингента детей.

2.12. Ведет книги приказов. 2.13. Печатает приказы по основной деятельности, иные приказы. Знакомит сотрудников детского сада с приказами под подпись в день их издания.

2.14. Согласно распоряжениям заведующего ДОУ печатает и оформляет требуемую документацию для ведения воспитательно-обучающего процесса в детском саду, выполнения годового плана.

2.15. Принимает участие в отборе документов, отправляемых на хранение, в организации текущего хранения, занимается подготовкой и сдачей в архив документальных материалов, законченных делопроизводством. 2.16. Выполняет работу по созданию справочного аппарата по документам, обеспечивает удобный и быстрый их поиск.
2.16. Выполняет работу по созданию справочного аппарата по документам, обеспечивает удобный и быстрый их поиск.

2.17. Занимается подготовкой общих собраний работников ДОУ, сбором необходимых материалов, оповещением участников о времени, месте, повестке дня совещания и их регистрацией. 2.18. Является секретарем административного совещания при заведующем дошкольным образовательным учреждением.

2.19. В границах своей компетенции участвует в составлении программы развития делопроизводства дошкольного образовательного учреждения, вносит предложения по вопросам усовершенствования делопроизводства ДОУ. 2.20. Обеспечивает защиту прав и свобод детей, родителей (законных представителей) при обработке персональных данных (далее – ПД). 2.21. Строго соблюдает конфиденциальность персональных данных и требования по защите и безопасности ПД при их обработке, недопущение их распространения без согласия субъекта ПД или наличия другого законного основания.

2.22. Соблюдает законность целей и способов обработки персональных данных сотрудников и воспитанников дошкольного образовательного учреждения. 2.23. Строго соблюдает положения должностной инструкции делопроизводителя в ДОУ, систематически проходит медосмотры. 3. Права Делопроизводитель детского сада имеет полное право: 3.1.

Принимать участие в управлении ДОУ в порядке, установленном Уставом. 3.2. На рабочее место, которое соответствует всем требованиям охраны труда и противопожарной безопасности. 3.3. На защиту своей профессиональной чести и достоинства. 3.4. На передачу документов для исполнения и на требование от исполнителей грамотного и правильного оформления требуемых документальных материалов.
3.4. На передачу документов для исполнения и на требование от исполнителей грамотного и правильного оформления требуемых документальных материалов.

3.5. На запрашивание от администрации детского сада, получение и применение информационных материалов, нормативных и правовых документов, необходимых для выполнения своих должностных обязанностей. 3.6. Знакомиться со всеми имеющимися материалами его личного дела, отзывами о своей работе, жалобами и иными документами, отражающими оценку его труда, предоставлять по ним пояснения.

3.7. На моральное и материальное поощрение, а также на защиту собственных интересов и интересов сотрудников ДОУ. 3.8. На своевременную и в полном объеме выплату заработной платы согласно своей квалификации, количеству и качеству выполненной работы.

3.9. Отказаться от выполнения работ при возникновении угрозы жизни и здоровью вследствие нарушения требований по охране труда. 3.10. Постоянно повышать свою профессиональную квалификацию. 3.11. На неразглашение дисциплинарного (служебного) расследования, исключая случаи предусмотренные законом.

3.12. На защиту своих профессиональных интересов самостоятельно и (или через законного представителя, в том числе адвоката), в случае дисциплинарного или служебного расследования, связанного с несоблюдением норм профессиональной этики. 3.13. На вступление в профсоюзы для защиты своих трудовых прав, свобод и законных интересов.

3.14. Получать социальные гарантии и льготы, предусмотренные законодательством Российской Федерации. 4. Ответственность 4.1. За невыполнение или нарушение без уважительных причин данной должностной инструкции делопроизводителя в ДОУ, Устава и Правил внутреннего трудового распорядка, законных распоряжений заведующего ДОУ и других локально-нормативных актов, а также за принятие решений, повлекших нарушение воспитательно-образовательного процесса, делопроизводитель несет дисциплинарную ответственность в порядке, установленном Трудовым Законодательством Российской Федерации. 4.2. За применение, даже однократно, способов воспитания, включающих в себя физическое и (или) психологическое насилие над личностью ребенка, делопроизводитель может освобождаться от занимаемой должности согласно трудовому законодательству и Федеральному Закону «Об образовании в Российской Федерации».

Увольнение за такой поступок не принимается за меру дисциплинарной ответственности. 4.3. Несет дисциплинарную ответственность за сохранность документации, находящейся в кабинете делопроизводителя. 4.4. Привлекается к дисциплинарной ответственности за разглашение служебной и конфиденциальной информации, информации о персональных данных сотрудников и детей дошкольного образовательного учреждения.
4.4. Привлекается к дисциплинарной ответственности за разглашение служебной и конфиденциальной информации, информации о персональных данных сотрудников и детей дошкольного образовательного учреждения.

4.5. За нарушение правил пожарной безопасности, охраны труда, санитарно-гигиенических норм и правил делопроизводитель может привлекаться к административной ответственности в порядке и в случаях, установленных административным законодательством. 4.6. За любое виновное причинение ДОУ или участникам воспитательно-образовательного процесса ущерба (в том числе морального) в связи с выполнением (невыполнением) своих прямых должностных обязанностей делопроизводитель детского сада несет материальную ответственность в порядке и в пределах, установленных трудовым и (или) гражданским законодательством Российской Федерации. 5. Взаимоотношения. Связи по должности Делопроизводитель ДОУ: 5.1.

Выполняет работу согласно графику, составленному с учетом 40-часовой рабочей недели, и утвержденному заведующим ДОУ. 5.2. Постоянно обменивается информацией по вопросам, относящимся к его компетенции, с администрацией, бухгалтерией, педагогическими работниками и обслуживающим персоналом детского сада, с родителями детей (лицами их заменяющими).

5.3. Получает от заведующего дошкольным образовательным учреждением информацию нормативно-правового и организационного характера, знакомится под расписку с необходимыми документами. 5.4. Вовремя сообщает заведующему ДОУ и его заместителям об информации, приказах, распоряжениях и иной документации, поступившей по электронной почте. 5.5. Во время отсутствия делопроизводителя его обязанности выполняет сотрудник, имеющий все требующиеся профессиональные знания, умения и навыки, назначенный приказом заведующего ДОУ.

Данный сотрудник приобретает соответствующие права и несет полную ответственность за качественное выполнение возложенных на него обязанностей. 6. Порядок утверждения и изменения должностной инструкции 6.1.

Внесение изменений и дополнений в действующую должностную инструкцию производится в том же порядке, в котором принимается должностная инструкция.

6.2. Должностная инструкция вступает в силу с момента ее утверждения и действует до замены ее новой должностной инструкцией. 6.3. Факт ознакомления сотрудника с настоящей должностной инструкцией подтверждается подписью в экземпляре должностной инструкции, хранящемся у работодателя, а также в журнале ознакомления с должностными инструкциями.

С инструкцией ознакомлен: __________ /_____________________ подпись Ф.И.О. Один экземпляр получил на руки и обязуюсь хранить на рабочем месте «_____»___________2020 г.

Должностная инструкция делопроизводителя в ДОУ

Должностная инструкция делопроизводителя в ДОУ составляется сотрудником отдела кадров или лицом, ответственным за охрану труда. Документ согласовывается с непосредственным руководителем сотрудника и утверждается директором или заведующим ДОУ. Должностная инструкция делопроизводителя ДОУ состоит из следующих разделов:

  • подачу заявки на получение канцелярских принадлежностей и иных необходимых материалов уполномоченному лицу;
  • обеспечение сохранности проходящей через него документации.
  • Должностные обязанности.В этой части инструкции перечисляются обязанности, которые работник должен выполнять для реализации возложенных на него задач и функций. Квалификационный справочник должностей руководителей, специалистов и других служащих (утвержден постановлением Минтруда РФ от 21.08.1998 № 37) относит к обязанностям делопроизводителя следующие:
    • прием, регистрацию корреспонденции и последующую работу с ней;
    • передачу документов на исполнение в соответствии с резолюцией руководства;
    • ведение картотеки учета прохождения документов;
    • выдачу справок по бумагам;
    • организацию работы архива;
    • отправку исходящей корреспонденции;
    • обеспечение сохранности проходящей через него документации.
  • обращение в сервисную службу в связи с неисправностью оргтехники и т.

    д.

  • передачу документов на исполнение в соответствии с резолюцией руководства;
  • прием, регистрацию корреспонденции и последующую работу с ней;
  • получение информации от других работников предприятия;
  • организацию работы архива;
  • Права.В разделе указываются права, которыми наделяется работник для выполнения должностных обязанностей. Например, делопроизводитель должен отправить факс с информацией о предприятии, а для этого ему необходимо обратиться к юристу, который предоставит ему все данные.

    Итак, к правам делопроизводителя ДОУ, как правило, относят:

    • получение информации от других работников предприятия;
    • направление вышестоящему руководству предложений об улучшении деятельности;
    • подачу заявки на получение канцелярских принадлежностей и иных необходимых материалов уполномоченному лицу;
    • обращение в сервисную службу в связи с неисправностью оргтехники и т. д.
  • Ответственность.
  • Общие положения.В этой части документа указывается правильное наименование должности и структурного подразделения — места работы сотрудника (в соответствии с утвержденным штатным расписанием). Также рекомендуем отразить в общих положениях сведения о подчиненности делопроизводителя и порядке его замещения в случае отсутствия. Еще одним пунктом в разделе можно привести квалификационные требования, предъявляемые к работнику, претендующему на данную должность.
  • Функции и задачи.Этот раздел состоит из перечня конкретных направлений деятельности делопроизводителя в ДОУ.

    Как правило, к ним относится организация делопроизводства на предприятии и работа с корреспонденцией.

  • отправку исходящей корреспонденции;
  • ведение картотеки учета прохождения документов;
  • направление вышестоящему руководству предложений об улучшении деятельности;
  • выдачу справок по бумагам;

В данной части должностной инструкции перечисляются сферы ответственности делопроизводителя ДОУ.

Речь идет о материальной, дисциплинарной, гражданско-правовой и даже уголовной ответственности.

В том числе работодатель может включить в документ условие о неразглашении коммерческой тайны, которая стала известна сотруднику во время его работы. Таким образом, делопроизводитель в ДОУ должен ознакомиться с должностной инструкцией при подписании трудового договора и поставить в документе свою роспись, которая будет свидетельствовать о том, что он соглашается со всеми изложенными в ней условиями и направлениями деятельности.

Если по каким-то причинам делопроизводитель своей должностной инструкции не видел, работодатель не вправе требовать с него выполнения предусмотренных ею обязанностей. Ведение бумажной работы на предприятии требует особой внимательности, аккуратности и отличной памяти. Всеми этими качествами должен обладать делопроизводитель.