Главная - НДС - Служебная записка на прораба

Служебная записка на прораба


Для чего нужна служебная записка


Важное значение служебной записки состоит в том, что она показывает, что работник предприятия видит, осознает и доводит до уполномоченных лиц возникшее затруднение, попутно законно перекладывая ответственность с себя на специалистов, которые обязаны заниматься решением той или иной задачи по долгу службы. В случае возникновения спорных ситуаций, разногласий и конфликтов этот документ позволит быстро понять, кто виновен в каждом конкретном случае. Цель служебной записки – уведомление какого-либо уполномоченного должностного лица о появившейся проблеме, а также просьба о ее устранении, внесение рациональных предложений и согласование совместных действий.

Еще одна немаловажная роль некоторых служебных записок заключается в том, что они являются документами первичного бухгалтерского учета. В частности, они служат обоснованием и документально подтверждают некоторые расходы, произведенные на нужды предприятия, например при закупке оборудования, затратах на рекламу, транспорт и т.д. В таких случаях служебные записки после их написания необходимо хранить также долго и тщательно, как любые другие первичные документы (на случай внезапной налоговой проверки).

Нюансы и особенности оформления деловой корреспонденции

Пример написания любого документа сегодня можно найти в Сети, при составлении официального обращения, необходимо основываться на главных правилах и рекомендациях по составлению деловой корреспонденции.Основным требованием является то, что в документе недолжно быть личного мнения гражданина, а также, различных приукрашиваний, текста с эмоциональной окрашенностью, угроз.Крайне важна грамотность составления обращения, не допускается использование просторечий и разговорных выражений. Рапорты и служебные записки составляются по специальным шаблонам и имеют, обычно, следующую структуру:

  1. данные о составителе и получателе документа;
  2. краткое изложение сути вопроса;
  3. подпись исполнителя и дата обращения.

С учетом того, при каких обстоятельствах будет подан документ, в форму добавляются некоторые дополнительные элементы. О том, как пишется служебная записка, подробнее будет рассказано дальше.

Служебная записка: пример написания.

как пишется служебная записка: образец

Автором обычно является представитель административно-хозяйственного отдела организации, который уже осмотрел помещения и оценил, так сказать, размеры бедствия, но может быть и любой другой специалист.

Основные требования Для такой бумаги нет специально установленного стандарта.

При его составлении пишущий должен опираться на собственные знания по деловому документообороту и служебной этике. Справка! В некоторых фирмах для служебных записок существуют специальные образцы, которые найти можно в локальных документах.

Записка пишется на листе стандартного формата А4.

Обычно используется шрифт 14, Times New Roman.

Если пишется от руки (более редкий вариант), то почерк должен быть хорошо различимым и четким. Необходимо придерживаться делового стиля речи, не допускать громоздких, неграмотных, двусмысленных и эмоционально окрашенных оборотов.

Кто такие прорабы?

Одними из самых важных документов взаимоотношений между руководством, являются конечно докладная и служебная записка, и от того как правильно они оформлены, и как грамотно написан текст зависит ценность данного документа.

Я как и многие прорабы не сильно любим оформление различных бумаг подобного рода, но без них не как нельзя.

Далее будет описано чем отличаются данные документы и как правильно они оформлены. На первый взгляд нет особых различий между докладной, служебной и объяснительной записками.

Действительно, эти бумаги близки по своему назначению — все они носят информационный характер. Тем не менее мы имеем дело с разными видами документов, которые отличаются и по содержанию, и по адресатам.

Давайте посмотрим, как правильно оформить каждый из них. Вначале напомним, что при оформлении любой информационно-справочной документации, будь то записка, протокол, акт или справка, нужно руководствоваться требованиями «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации.

Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов»*. Для оформления докладной, служебной и объяснительной записок существуют общие правила.

Каждый из этих документов должен иметь: — указание на автора (организацию, структурное подразделение или должностное лицо, от которого исходит записка); — наименование адресата (кому направляется документ); — наименование вида документа (например, Докладная записка», «Служебная записка»); — дату составления; — регистрационный номер; — заголовок к тексту (например, О» нарушении трудовой дисциплины», «О приобретении трудовых книжек»); — текст; — подпись составителя (с указанием должности). Помните, что правильное указание реквизитов в документах прямо влияет на их юридическую силу, обеспечивает их бесспорность и официальность.

Докладываем о ситуации Докладная записка — это документ, адресованный руководителю организации (данной или вышестоящей) или руководителю структурного подразделения. В докладной записке обстоятельно излагается какой-либо вопрос с выводами и предложениями составителя и преследуется цель побудить руководство к принятию определенного решения. Если докладные записки информируют адресата о ходе выполнения работ, то они могут составляться регулярно.

Докладные записки, адресованные руководителю организации, являются внутренними документами и могут составляться на простом листе бумаги формата А4. Бумаги, которые направляются в вышестоящие инстанции, — это внешние документы, их необходимо оформлять на бланке организации.

Текст докладной записки состоит из двух или трех смысловых частей. В первой части — констатирующей — излагаются причины, факты и события, которые послужили поводом для ее написания.

Вторая часть — анализирующая — содержит анализ сложившейся ситуации, возможные варианты ее решения. Третья часть — резюмирующая — включает в себя выводы и предложения конкретных действий, которые, по мнению составителя, необходимо предпринять. Второй части в докладной записке может и не быть, тогда документ состоит лишь из описания ситуации, выводов и предложений автора записки.

Информируем по горизонтали Служебную записку составляет работник или руководитель подразделения на имя руководителя или специалиста другого подразделения. Таким образом, она обеспечивает связь объектов управления по горизонтали. В этих записках чаще всего отражаются вопросы материально-технического, хозяйственного, информационного обеспечения и т.
В этих записках чаще всего отражаются вопросы материально-технического, хозяйственного, информационного обеспечения и т. п. Например, в бухгалтерии сломался принтер.

Главный бухгалтер может в служебной записке проинформировать об этом начальника отдела системного обеспечения и попросить отремонтировать прибор. Оформляется служебная записка также как и докладная. Вот несколько примеров оформления докладных и служебных записок: Токарный цех Генеральному директору ОАО «Закат» А.А.

Репину ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА 26 октября 2010 г. N 19/3 О ненадлежащем выполнении трудовых обязанностей Нехаевым Н.А.

Согласно приказу от 29 сентября 2010 г. N 12к, Нехаев Н.А. принят на работу в токарный цех токарем четвертого разряда с трехмесячным сроком предварительного испытания.

Нехаев Н.А. ненадлежащим образом выполняет свои трудовые обязанности. Так, 1 октября 2010 г. ему было поручено выполнение работы по изготовлению деталей N к5/3222.

При выполнении работы Нехаев Н.А.

допустил брак 15 изделий. Исправление брака поручено токарю Гришину Е.Л.

Считаю, что токарю Нехаеву Н.А. необходимо объявить выговор в соответствии со статьями 192-193 ТК РФ.

Проект приказа о наложении дисциплинарного взыскания (выговора) прилагаю к настоящей докладной записке. Кроме того, полагаю, что из заработной платы Нехаева Н.А.

необходимо вычесть стоимость продукции, оказавшейся браком. Начальник цеха подпись Г.И. Кравцов Отдел косметической продукции Генеральному директору ОАО «Сигма» П.Ю. Кольцову ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА 12 ноября 2009 г.

N 123 О командировании сотрудника отдела на московскую фабрику косметики «Свобода» В связи с расширением ассортимента товаров, реализуемых нашей фирмой, и формированием плана рекламной кампании на 2005 год прошу Вас командировать старшего эксперта отдела косметической продукции Михайлову Е.Ю.

на московскую фабрику косметики «Свобода» для ознакомления с новыми разработками косметической продукции, а также согласования вопросов развития договорных отношений с этой организацией. Начальник отдела подпись К.О. Симонов Отдел кадров Заместителю начальника по АХЧ Е.О. Федину СЛУЖЕБНАЯ ЗАПИСКА 19 ноября 2009 г.
Федину СЛУЖЕБНАЯ ЗАПИСКА 19 ноября 2009 г. N 21 О проведении ремонтных работ в отделе кадров В связи с моим уходом в очередной отпуск и начавшимся ремонтом прошу во время моего отсутствия провести следующие работы по ремонту в отделе кадров: 1.

Покрасить рамы окон и подоконники. 2. Покрасить потолок. 3. Наклеить обои. Начальник отдела кадров подпись А.И.

Михеева Отдел продаж Генеральному директору ЗАО «Альт» М.Ю.

Миротворцеву Материал взят с сайта Андрей Прораб.

Что можно считать невыполнением должностных обязанностей

У каждого работника есть определенные должностные обязанности. Это четко обозначенный в должностной инструкции или трудовом договоре перечень действий, которые работник должен выполнять.

При устройстве на работу до гражданина должна быть донесена его трудовая функция, работодатель вправе требовать ее исполнения в полном соответствии с инструкцией или договором. Если обязанности не исполняются, это является нарушением договоренности между сторонами.

О невыполнении или отказе от выполнения обязанностей непосредственный руководитель работника или любой другой сотрудник вправе доложить администрации предприятия для принятия решения. Для этого и нужна докладная записка о невыполнении должностных обязанностей, образец такого документа может быть разработан в организации в качестве шаблона (можно воспользоваться примером из нашей статьи).

В то же время, согласно , работник может приостановить свою трудовую деятельность и не исполнять трудовую функцию при невыплате заработной платы, и это не будет считаться нарушением договора, так как нет встречного обеспечения. В соответствии со ст. 142 ТК РФ, это допустимо при задержке оплаты более чем на 15 дней, обязательное условие — письменное извещение администрации.
В соответствии со ст. 142 ТК РФ, это допустимо при задержке оплаты более чем на 15 дней, обязательное условие — письменное извещение администрации.

О невыходе на работу

Отсутствие на рабочем месте является одним из грубых нарушений дисциплины.

В этом случае начальнику сотрудника, прогуливающего работу, потребуется составить акт об отсутствии работника на рабочем месте, а также составить докладную записку вышестоящему руководству. В дополнение к указанным документам прилагается объяснительная от сотрудника, отсутствовавшего на работе. В основном тексте официального письма потребуется указать дату прогула, период отсутствия, как нарушение повлияло на производственный процесс.

В конце вносятся предложения по дисциплинарным взысканиям для провинившегося сотрудника.

Образец докладной о прогуле: скачать тут. к содержанию ↑

Образец документа

Нередко при решении рабочих вопросов возникает необходимость передать важную информацию руководителю.

Иногда обстоятельства требуют, чтобы объяснение ситуации, предостережение от ошибок были изложены именно в письменном виде.

При этом нужно не только грамотно изложить факты, но и правильно оформить документ. Его составление часто вызывает затруднения, особенно при отсутствии опыта.

Но это не трудно сделать, если у вас перед глазами есть примеры.

Именно поэтому мы подготовили образцы, ознакомившись с которыми вы сможете правильно оформить документ.

Служебная записка о премировании является основанием для издания приказа о поощрении работника.

Она составляется непосредственным руководителем сотрудника на имя директора организации. В документе указываются заслуги трудящегося, просьба о поощрении, данные работника и составителя.

После рассмотрения и принятия положительного решения директор издает приказ о премировании.

Специфика докладной

Этот вид служебной информации, в отличие от других типов записок, адресуется исключительно вышестоящим должностям, уполномоченным лицам, начальству – то есть людям, принимающим реальные решения. Информация, содержащаяся в такой записке, как раз и призвана вызвать к жизни какое-либо действие, какое именно – зависит от цели докладной и содержащихся в ней сведений и предложений.

Как оформить служебную записку

О правилах оформления служебной записки информацию мы разместили отдельно.

Раскрыли требования ГОСТа о шрифтах, двусторонней печати, размерах полей и т.п. Если в Вашей организации руководитель не счел важными иные требования.

И не оформил свои пожелания в виде локального нормативного акта.

Тогда необходимо применять именно локальный акт и требования руководителя.Служебная записка обычно никогда не оформляется на бланке организации. Справочные данные работодателя используют на письмах, которые предназначены третьим лицам. Поэтому записка начинается с адресата – кому. Это может быть руководитель организации (директор), начальник отдела (кадрового, бухгалтерии, где трудится работник) и т.п.
Это может быть руководитель организации (директор), начальник отдела (кадрового, бухгалтерии, где трудится работник) и т.п. Адресата составитель служебной записки указывает в крайнем правом углу листа.

А в левом углу тот, кому адресована записка, поставит свою резолюцию.

Составитель документы оставляет этот угол свободным от записей.

Пошаговое составление

Правило работы со служебной запиской состоит из нескольких шагов:

  • Сотрудник создает служебку.
  • Согласовывает ее с непосредственным руководителем и заинтересованными лицами — со специалистами, которые будут участвовать в исполнении работ.
  • Документ отправляется на исполнение, а автор уведомляется о результате.
  • Затем передается на рассмотрение адресату в указанное подразделение или отдел.
  • Адресат знакомится с содержанием и выносит резолюцию, отдает поручения, если они необходимы.

Если директор не написал отказ, только его положительная резолюция является основанием для принятия каких-либо мер или выполнения работ. Рассмотрим ситуацию, когда заместитель директора составляет служебку на имя руководителя учреждения. Допустим, ему необходимо получить разрешение для доступа сотрудников сторонних фирм на территорию школы до заключения договора на поставку оборудования.

При прочтении директор поставит резолюцию о том, что надо составить список лиц для доступа, или отдаст распоряжение подготовить временные пропуска. Вот пример, как пишется служебная записка: «Прошу разрешить ООО «Спортивный инвентарь» доступ на территорию школы 2 сентября 2020 года в 14-00.

Это необходимо для подписания договора поставки спортивного инвентаря, который необходим для подготовки к соревнованиям».

Виды писем

Классификация обычно проводится по типу содержащейся в докладной информации.

Перечислим наиболее распространенные виды служебных писем:

  1. запрос данных, сведений, отсутствующих у работника;
  2. предложение о дополнительном премировании;
  3. сообщение о направлении в командировку;
  4. информирование о возникших проблемах в рабочем процессе и т.д.
  5. сообщение о нарушениях, допущенных работником при исполнении должностных обязанностей;

Таким образом, видов докладных очень много, в них может содержаться любая информация, касающаяся рабочих моментов.

Служебная записка о поощрении работника образец

Так как только при наличии обозначенного выше документа может быть выдана премия за какую-либо пользу, принесенную предприятию сотрудником.

При этом часть нормативной базы, на основании которой осуществляется премирование сотрудников, должна быть разработана непосредственно в самой организации.

Причем свою подпись должен поставить именно составитель, являющийся непосредственным начальником сотрудника, которому необходимо будет получить премию. Записки, отправляемые в рабочей обстановке от подчиненного к вышестоящему лицу и касающиеся рабочих вопросов, называются служебными.

В зависимости от их смысла, их можно разделить условно на записки, содержащие доклад, объяснительную, аналитические или пояснительные записки.

Для того, чтобы документально оформить руководителю свое намерение отблагодарить своего работника, он должен сформировать служебную записку, которая послужит основанием для приказа о поощрении.

Если есть какие-либо графики или другое документальное подтверждения заслуг, то их копии могут быть приложены к записке. Доводы в такой записке должны быть достаточным образом обоснованы для того, чтобы руководство компании приняло решение о поощрении своего работника. Записка подлежит регистрации, а затем, при положительном решении руководящих лиц, служит основанием для издания приказа.

Для управленческих бумаг существует специальный классификатор, но такое понятие как служебная записка в нем отсутствует. Одной из целей его составления может быть премирование сотрудника. Служебные записки бывают разные по своему содержанию, в связи с чем разделяются на несколько типов: объяснительные, пояснительные, аналитические и докладные.

Премия работнику выдается после того, как об этом будет издан соответствующий приказ. Подавать служебную записку имеет право профсоюз, руководитель отдельного подразделения или совет коллектива.

Документ может содержать предложение о выдаче премии кому-то конкретно, нескольким работникам либо всему коллективу.

Вначале служебная записка должна быть зарегистрирована и получить номер. Регистрацией документооборота в организации обычно занимается секретариат.

Приказ о премировании работника составляется отделом кадров на основании решения руководителя организации. В первой (вводной) части излагаются состояние вопроса, факты, послужившие причиной для составления докладной записки, проводится их анализ. Докладная записка — это информационно-справочный документ, который содержит изложение какого-то вопроса, а также определенные выводы и предложения.

Цель написания докладной записки — информировать руководство о сложившейся ситуации и побудить к принятию определенного решения.

  1. положении о дисциплине;
  2. индивидуальном трудовом договоре.
  3. коллективном договоре;
  4. правилах трудового распорядка;
  5. положении о премировании;

Основная часть этих документов посвящена правилам начисления премий, но есть и разделы о причинах снижения или отмены выплат.

Лишить премии могут при следующих нарушениях:

  1. вызывающее поведение, повлекшее материальный ущерб для компании.
  2. невыполнение плановых показателей или нормы выработки;
  3. нарушение дисциплины;

Исходя из того, есть ли в локальном документе упоминания о возможности откорректировать сумму дополнительной выплаты, нужно составлять служебную записку на лишение премии.

Повторная ситуация вынуждает фирму потерять до 100 тысяч рублей.Законодательством установлено, что работодатель должен в обязательном порядке соблюдать сроки выплаты как заработной платы, так и премиальной части.

В случае невыполнения правил он должен предоставить денежные средства пострадавшему лицу в полном размере вместе с процентами, которые начисляются в пропорции 1/150 актуальной ставки рефинансирования Центрального банка РФ.

Какие основания При реализации процедуры депремирования работодатель должен указать достаточные основания. ИнфоВ настоящее время большая часть работодателей структурирует заработную плату собственных сотрудников на две части: это оклад и премия.

Первая категория выплачивается в обязательном порядке. При этом учитывается объем выполненной работы и отработанных суток.

Что касается премиальной части, то решение о ее предоставлении находится в ведении руководителя фирмы. Обычно она начисляется за эффективную деятельность сотрудника, которая положительным образом сказалась на показателях компании.

Каждый работник стремится получить премию, ведь она составляет значительную часть заработной платы, но возможно такое, что он может ее лишиться за какое-либо нарушение внутри организации. В соответствии с нормами законодательства процедура депремирования имеет свои особенности, учет которых является рекомендуемым не только руководителю, но и сотруднику.

В большинстве случаев сотрудник утрачивает право на получение дополнительного дохода по следующим причинам:

  1. поступление жалоб от заказчиков и контрагентов.
  2. несоблюдение дисциплинарных и поведенческих требований (повреждение имущества фирмы, неявка на работу без указания причин, явка на работу в состоянии опьянения, игнорирование распоряжений руководящего состава)
  3. нарушение норм заполнения и оформления отчетной документации;
  4. невыполнение своих прямых обязанностей, отраженных в трудовом договоре и должностной инструкции;
  5. получение замечаний или выговоров на протяжении отчетного периода;
  6. невыполнение поручений директора;

Также сотрудника могут привлечь к ответственности за мелкие нарушения. В качестве примера можно привести небольшое опоздание на работу или, напротив, несвоевременный уход с нее.

К основным поводам для премирования сотрудников относят:

  1. выполнение поставленного плана или перевыполнение;
  2. высокие достижения;
  3. личные заслуги, успешная работа в коллективе;
  4. грамотное распределение времени и трудовых ресурсов.
  5. досрочное выполнение поставленной задачи;
  6. качество выполнения работы;

В качестве некоторых случаев премирования также можно выделить следующие:

  • Качественные показатели, например, улучшение качества выполняемых услуг или продукции, уменьшение количества бракованной продукции.
  • Рациональность – освоение новых технологий в короткие сроки, применение новых технологий и т.д.
  • Количественные данные, например, за выполнение поставленного плана по выпуску продукции, сокращение времени на ремонт, задействование меньшего числа работников.
  • Экономия ресурсов – снижение затрат, используемого количества сырья.

Помимо этого, директор компании может установить, что премирование сотрудников происходит при отсутствии недостатков в работе, каких-либо сбоев или при перевыполнении плана. Премия может устанавливаться как в фиксированном размере, так и в виде процента от оклада сотрудника.

Оцениваться при принятии решения о премировании может как каждый работник, так и отдел в целом.

Если премия назначается в индивидуальном порядке, то выплачиваться она может за следующие показатели:

  1. привлечение новых партнеров;
  2. улучшение показателей;
  3. успешное проведение переговоров;
  4. успешное выступление на конференции;
  5. улучшение показателей конкурентоспособности компании и т.д.
  6. выполнение срочного задания;
  7. презентацию компании;
  8. использование творческого подхода к работе;

Также премирование возможно по определенным датам и значимым событиям, например:

  1. день рождения или юбилей;
  2. рождение детей;
  3. работа в компании продолжительное время.
  4. свадьба сотрудника;

★ Книга-бестселлер “Бухучет с нуля” для чайников (пойми как вести бухгалтерский учет за 72 часа) куплено > 8000 книг Выплата премий в 2020 году должна быть документально обоснованна. Для обоснования премий необходимы:

  1. документ, в котором содержатся условия назначения премий, их размеры, порядок расчета, срок выплаты и т.д. Это может быть локальный нормативный акт (ЛНА) организации, к примеру, положение о премировании. либо коллективный договор;
  2. приказ о выплате премии (по форме Т-11 или Т-11а либо на бланке работодателя);
  3. документ, которым подтверждается выполнение работником условий для премирования. Например – служебная записка руководителя сотрудника.

Итак, как мы выяснили, служебная записка о премировании сотрудников – это один из документов, который является основанием для выплаты.

В служебной записке о премировании есть смысл указать

  1. основание для поощрения – конкретные достижения сотрудника. Если есть возможность, можно привести расчет показателей (например, было 10 продаж, а теперь стало 30 продаж);
  2. ФИО работника, должность, а в каком подразделении он работает;
  3. размер премии. Здесь так же можно отразить порядок расчета. Или просто указать сумму. Например – 5000 рублей.
  4. вид премии (к примеру, премия за первый квартал 2020 года);

Служебная записка В связи с тем что за прошедший месяц сотрудник отдела продаж Пушкин Александр Сергеевич заключил 3 договора купли-продажи оборудования, тем самым принеся компании доход в размере 250 000 (двести пятьдесят тысяч) рублей, считаю целесообразным поощрить Пушкина А.С. выплатой премии в размере 20 000 (двадцать тысяч) рублей.

Премию прошу выплатить одновременно с заработной платой за прошедший месяц.

“20” июля 2020 годаРуководитель отдела продаж ООО “Русский станок” ______________/Иванова С.Н. Если вы нашли ошибку, пожалуйста, выделите фрагмент текста и нажмите Ctrl Enter. Универсальной формы этого документа не существует.

Записка о премировании сотрудников составляется в соответствии с принятыми на конкретном предприятии правилами внутреннего документооборота. Кадровая служба может разработать шаблон докладной (служебной) записки для унификации вида документов по учету персонала.

В служебной записке указывают данные руководителя, к которому обращаются с предложением о премировании сотрудников.

Затем составляют текст записки, обосновывающий необходимость поощрения конкретного сотрудника. В конце ставят дату составления, документ подписывает лицо, его составившее и визируют вышестоящие начальники. Записка может быть составлена как на бумажном носителе, так и в электронном виде.

Чем записки различаются между собой

Для наглядности покажем основные отличия в таблице.

Характеристики Докладная записка Служебная записка Объяснительная записка Суть записки

  1. информирует о сложившейся ситуации, имевшем место явлении или факте, выполненной работе;
  2. содержит выводы и предложения составителя
  1. содержит запрос, информацию по запросу, уточнение задания, разъяснение, просьбу, предложение
  2. информирует о необходимости решения оперативных вопросов.

    При этом не надо включать в записку вопросы, которые можно решить устно и которые не требуют документального оформления;

Объясняет причины какого-либо события, факта, поступка, происшествия, в том числе нарушения трудовой дисциплины, невыполнения поручений, отступлений от установленных правил работы, возникновения внештатных ситуаций (авария, ДТП, кража и пр.).