Главная - Регистрация граждан - Как списать остаток по резерву отпусков бюджетного учреждения

Как списать остаток по резерву отпусков бюджетного учреждения


Для чего нужен резерв отпусков


ТК РФ дает всем работникам право на ежегодный оплачиваемый отпуск. Поэтому каждый работодатель несет обязательные расходы на:

  1. либо денежную компенсацию за неиспользованные дни.
  2. отпускные;

Бюджетники планируют отдых всех сотрудников заранее. Для этого составляется особый документ — .

Период, в течение которого работник может отдыхать, прямо пропорционален отработанному времени: чем дольше трудится сотрудник, тем больше будет отпускных дней. За месяц набегает примерно 2 дня. Компенсация за неиспользованные работником отпускные дни выплачивается при увольнении. Рассчитать период и размер компенсации можно с помощью .

Рассчитать период и размер компенсации можно с помощью . Поэтому организации необходим запас денег, из которого будут выплачиваться не только отпускные или компенсации, но и взносы во внебюджетные фонды.

Такой запас создается в текущем периоде, а используется в будущем. Например, резерв отпусков на 2020 год нужно было сформировать в 2020 году. А в текущем работодатели резервируют деньги на 2020 год.

Отпускной резерв: учтем опыт «первопроходцев»

НК РФ резерв предстоящих расходов на оплату отпусков работникам должен быть уточнен исходя из:

  1. среднедневной суммы расходов на оплату труда работников (с учетом установленной методики расчета среднего заработка);
  2. обязательных отчислений страховых взносов.
  3. количества дней неиспользованного отпуска;

Таким образом, по состоянию на 31 декабря вам необходимо сделать следующее.1.

Посчитать, сколько дней отпусков, запланированных на текущий год, работники фактически не использовали.2. Определить среднюю дневную сумму расходов на оплату труда работников, которые не использовали отпуск.Этот показатель рассчитывается в соответствии с Положением об особенностях порядка исчисления средней заработной платы, утвержденным Постановлением Правительства РФ от 24.12.2007 N 922.3.

Отпускной резерв: правила создания и отражения в учете

Резервирование денег на отпуска необходимо для равномерного распределения расходов на оплату времени отдыха сотрудников. Создание таких «запасов» является правом налогоплательщика, а не его обязанностью. Екатерина Никиташина, бухгалтер по расчету заработной платы Группы компаний АКИГ, рассказала о правилах создания и отражения в учете резерва.

Резервирование денег на отпуска необходимо для равномерного распределения расходов на оплату времени отдыха сотрудников.

Можно ли выплаты компенсаций за неиспользованный отпуск при увольнении работников списывать за счет резерва на оплату отпусков?

По мнению Минфина, выраженному в Письме от 03.05.2012 N 03-03-06/4/29, такие расходы учитываются для целей налогообложения в порядке, предусмотренном гл.

25 НК РФ, в частности компенсация за неиспользованный отпуск, выплачиваемая при увольнении, признается расходом единовременно (п. 8 ст. 255, п. 4 ст. 272 НК РФ). Исходя из положений ст. 255 НК РФ расходы на оплату труда, сохраняемую работникам на время отпуска, предусмотренного законодательством РФ (п.

Исходя из положений ст. 255 НК РФ расходы на оплату труда, сохраняемую работникам на время отпуска, предусмотренного законодательством РФ (п. 7 ст. 255 НК РФ), и денежные компенсации за неиспользованный отпуск в соответствии с трудовым законодательством РФ (п.

8 ст. 255 НК РФ) являются разными видами расходов на оплату труда. Таким образом, суммы компенсаций за неиспользованные отпуска, выплачиваемые работникам при увольнении в соответствии с ТК РФ, не могут быть списаны за счет резерва предстоящих расходов на оплату отпусков.

Нюансы налогообложения

Резерв наоплату отпусков может быть сформирован и в налоговом учете.

Порядок его создания и использования регулируется нормами статьи 324.1 Налогового кодекса РФ. Причем резерв для целей налогообложения формируется независимо от того, имеется ли аналогичный резерв в бухучете. То есть резерв на оплату отпусков для целей обложения налогом на прибыль мог быть создан и в 2014 году.
То есть резерв на оплату отпусков для целей обложения налогом на прибыль мог быть создан и в 2014 году. Так как под налогообложение подпадают только суммы дохода по приносящей доход деятельности, создание резерва на оплату отпусков для целей налогообложения имеет смысл, по нашему мнению, только в отношении тех работников, которые получают оплату труда за счет собственных средств учреждения.

Порядок налогового учета такого резерва аналогичен порядку бухучета резерва, созданного для целей бухгалтерского учета. Поэтому данные бухучета, как правило, могут быть перенесены в регистры налогового учета без дополнительных уточнений и корректировок.

Особенность создания резерва для целей налогообложения – требование об обязательном составлении специального расчета (сметы), в котором отражается расчет размера ежемесячных отчислений в указанный резерв (абз.

2 п. 1 ст. 324.1 Налогового кодекса РФ). Процент отчислений в указанный резерв определяется как отношение предполагаемой годовой суммы расходов на оплату отпусков к предполагаемому годовому размеру расходов на оплату труда. В соответствии с пунктом 3 статьи 324.1 Налогового кодекса РФ на конец налогового периода налогоплательщик обязан провести инвентаризацию указанного резерва.

› |

Пример расчета и отражения на счетах бухгалтерского учета резерва на отпуск

Это пример к вышеприведенному способу расчета резерва — исходя из среднего заработка. Ниже вы увидите примеры для других вариантов резервирования. Пример Источник: https://nalog-nalog.ru/buhgalterskij_uchet/vedenie_buhgalterskogo_ucheta/otrazhenie_rezerva_na_oplatu_otpuskov_v_buhgalterskom_uchete/

Списание расходов на оплату отпусков за счет резерва.

Перенос остатка резерва и учет расходов при его недостатке

Организация, которая создает резерв на оплату отпусков, в состав расходов на оплату труда каждого месяца включает сумму отчислений в резерв, рассчитанную на основании сметы, а не фактически начисленные отпускные. Получается, что в течение года за счет резерва налогоплательщик учитывает предполагаемые, а не действительные затраты на оплату отпусков.

В частности, численность работников в течение года может меняться в связи с увольнением «старых» и (или) приемом «новых» сотрудников. По истечении шести месяцев непрерывной работы в организации у последних возникает право на отпуск (ст.

122 ТК РФ). Также надо иметь в виду, что сумма ежемесячных отчислений в резерв определяется с учетом заработной платы, которая выплачивается вновь принятым работникам. В то же время размер процента ежемесячных отчислений, фигурирующий в смете, остается неизменным. Что касается компенсации за неиспользованный отпуск, выплачиваемой работникам при увольнении (ст.

Что касается компенсации за неиспользованный отпуск, выплачиваемой работникам при увольнении (ст.

127 ТК РФ), то соответствующие суммы учитываются в составе расходов на оплату труда на основании п. 8 ст. 255 НК РФ и, таким образом, не уменьшают сумму созданного резерва (см.

также Письмо Минфина России от 03.05.2012 N 03-03-06/4/29).

В связи с этими обстоятельствами Налоговый кодекс РФ обязывает организацию на конец налогового периода (31 декабря) провести инвентаризацию резерва. Так, на основании п. 4 ст. 324.1 НК РФ резерв предстоящих расходов на оплату отпусков работникам должен быть уточнен исходя из:

  1. среднедневной суммы расходов на оплату труда работников (с учетом установленной методики расчета среднего заработка);
  2. обязательных отчислений страховых взносов.
  3. количества дней неиспользованного отпуска;

Таким образом, по состоянию на 31 декабря вам необходимо сделать следующее. 1. Посчитать, сколько дней отпусков, запланированных на текущий год, работники фактически не использовали.

2. Определить среднюю дневную сумму расходов на оплату труда работников, которые не использовали отпуск. Этот показатель рассчитывается в соответствии с Положением об особенностях порядка исчисления средней заработной платы, утвержденным Постановлением Правительства РФ от 24.12.2007 N 922. 3. Рассчитать сумму расходов на оплату не использованных в текущем году отпусков (с учетом страховых взносов).

Для этого надо применить формулу: СРОНО = (ДНО x СДРОТ) + СВ, где СРОНО — сумма расходов на оплату неиспользованных отпусков; ДНО — количество дней неиспользованных отпусков (результат действия (1)); СДРОТ — средняя дневная сумма расходов на оплату труда работников, которые не использовали отпуск (результат действия (2)); СВ — суммы страховых взносов на обязательное социальное страхование, начисленные на получившуюся величину (обязательное пенсионное страхование, обязательное социальное страхование на случай временной нетрудоспособности и в связи с материнством, обязательное медицинское страхование, обязательное социальное страхование от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний). Сумма начисленного в текущем году резерва, которая соответствует величине расходов на оплату неиспользованных отпусков (результат действия (3)), представляет собой остаток резерва, который можно перенести на следующий год.v Обратите внимание на то, что такой перенос возможен, только если в следующем году вы будете создавать резерв на оплату отпусков. В противном случае всю сумму фактического остатка резерва надо включить в состав внереализационных доходов текущего налогового периода (п.

5 ст. 324.1, п. 7 ст. 250 НК РФ, Письма Минфина России от 29.10.2012 N 03-03-10/121 (направлено для сведения Письмом ФНС России от 12.12.2012 N ЕД-4-3/21167@), от 06.06.2012 N 03-03-10/62, от 20.03.2012 N 03-03-06/1/131). Отметим также, что, поскольку неиспользованные дни отпуска за конкретный календарный год могут быть определены только по состоянию на последний день этого года, уточнять остаток резерва в течение года нет необходимости (Письма МНС России от 18.08.2004 N 02-5-11/142@, УМНС России по г.

Москве от 15.09.2004 N 26-12/60128). 4. Выяснить, остались ли у вас неиспользованные суммы резерва. Этот показатель представляет собой разницу между суммой начисленного резерва и суммой фактических расходов на оплату использованных в течение года отпусков (с учетом страховых взносов) и на предстоящую оплату не использованных в текущем году законодательно предусмотренных отпусков (с учетом страховых взносов) (Письма Минфина России от 09.07.2004 N 03-03-05/2/46, МНС России от 15.03.2004 N 02-5-10/13, УМНС России по г.

Москве от 27.05.2004 N 26-12/36389, Постановления Президиума ВАС РФ от 26.04.2005 N 14295/04, ФАС Северо-Западного округа от 02.08.2004 N А56-49757/03). Следовательно, посчитать недоиспользованную сумму резерва на конец календарного года можно по формуле: НСР = СНР — (СРОИО + СРОНО), где НСР — неиспользованная сумма резерва; СНР — сумма начисленного в текущем году резерва; СРОИО — сумма расходов на оплату использованных в текущем году отпусков; СРОНО — сумма расходов на оплату не использованных в текущем году отпусков (иными словами, остаток резерва, который может быть перенесен на следующий год).

В случае выявления неиспользованной суммы резерва ее надо учесть в составе внереализационных доходов текущего налогового периода (абз.

2 п. 3 ст. 324.1 НК РФ, Письма Минфина России от 29.10.2012 N 03-03-10/121 (направлено для сведения Письмом ФНС России от 12.12.2012 N ЕД-4-3/21167@), от 06.06.2012 N 03-03-10/62, от 20.03.2012 N 03-03-06/1/131). ПРИМЕР формирования резерва с учетом остатка резерва предыдущего периода Ситуация Организация создала резерв предстоящих расходов на оплату отпусков в размере 110 000 руб.

Работник Петров за год отгулял всего 14 дней отпуска. Сумма отпускных, рассчитанная на 28 дней исходя из среднего заработка Петрова (с учетом страховых взносов), составила 16 500 руб.

Остальные работники отгуляли отпуск полностью.

Общая сумма начисленных остальным работникам (за исключением Петрова) отпускных (с учетом страховых взносов) составила 92 500 руб. В следующем году организация планирует создавать резерв на оплату отпусков. Необходимо определить, какую сумму резерва можно перенести на следующий год. Решение 1. По состоянию на 31 декабря количество неиспользованных дней отпуска из числа запланированных составит: 28 дн.
Решение 1. По состоянию на 31 декабря количество неиспользованных дней отпуска из числа запланированных составит: 28 дн.

(установленная продолжительность отпуска) — 14 дн.

(фактический период отпуска) = 14 дн. 2. Сумма расходов на оплату неиспользованных дней отпуска, рассчитанная исходя из среднего дневного заработка Петрова (с учетом страховых взносов), составит: 14 дн. x (16 500 руб. / 28 дн.) = 8250 руб.

Сумма 8250 руб. представляет собой остаток резерва, который можно перенести на следующий год.

3. Сумма неиспользованного резерва составит: 110 000 руб. (сумма созданного резерва) — (92 500 руб. (сумма отпускных работников, за исключением Петрова) + 8250 руб.

(сумма отпускных Петрова) + 8250 руб. (сумма отпускных Петрова, приходящаяся на следующий год, т.е.

остаток резерва)) = 1000 руб.

Сумма 1000 руб. представляет собой часть резерва, которую необходимо включить в доходы на 31 декабря. Если же по результатам инвентаризации окажется, что сумма фактических расходов на оплату отпусков (с учетом страховых взносов) превышает сумму сформированного за год резерва, образовавшуюся разницу, не покрытую за счет резерва, надо списать в расходы на оплату труда текущего года на основании п.

п. 7, 16 ст. 255 НК РФ (абз. 3 п. 3 ст. 324.1 НК РФ, Постановление ФАС Западно-Сибирского округа от 23.06.2011 N А81-5014/2010). Например, организация создала резерв на оплату отпусков в размере 110 000 руб.

В течение года на работу принимались новые сотрудники, которым предоставлялись оплачиваемые отпуска. В связи с этим фактически на оплату отпусков организация израсходовала 120 000 руб.

Возникшую разницу в размере 10 000 руб.

(120 000 руб. — 110 000 руб.) организация может включить в расходы 31 декабря.

Как списать остаток по резерву отпусков бюджетного учреждения

Инфо НК РФ и, таким образом, не уменьшают сумму созданного резерва (см.

также Письмо Минфина России от 03.05.2012 N 03-03-06/4/29).

В связи с этими обстоятельствами Налоговый кодекс РФ обязывает организацию на конец налогового периода (31 декабря) провести инвентаризацию резерва. Так, на основании п. 4 ст. 324.1 НК РФ резерв предстоящих расходов на оплату отпусков работникам должен быть уточнен исходя из:

  1. обязательных отчислений страховых взносов.
  2. количества дней неиспользованного отпуска;
  3. среднедневной суммы расходов на оплату труда работников (с учетом установленной методики расчета среднего заработка);

Таким образом, по состоянию на 31 декабря вам необходимо сделать следующее. 1. Посчитать, сколько дней отпусков, запланированных на текущий год, работники фактически не использовали.

2. Необходимо определить, какую сумму резерва можно перенести на следующий год.

Решение 1. По состоянию на 31 декабря количество неиспользованных дней отпуска из числа запланированных составит: 28 дн.

(установленная продолжительность отпуска) — 14 дн. (фактический период отпуска) = 14 дн. 2. Сумма расходов на оплату неиспользованных дней отпуска, рассчитанная исходя из среднего дневного заработка Петрова (с учетом страховых взносов), составит: 14 дн.

x (16 500 руб. / 28 дн.) = 8250 руб. Сумма 8250 руб. представляет собой остаток резерва, который можно перенести на следующий год. 3. Сумма неиспользованного резерва составит: 110 000 руб.

(сумма созданного резерва) — (92 500 руб. (сумма отпускных работников, за исключением Петрова) + 8250 руб.

(сумма отпускных Петрова) + 8250 руб. (сумма отпускных Петрова, приходящаяся на следующий год, т.е.

остаток резерва)) = 1000 руб. Журнал «Зарплата в бюджетном учреждении» № 1, Январь 2015

Заключение

На практике реализация разъяснений Минфина России приведет к увеличению документооборота, количества учетных операций, потребует внесения изменений в учетную политику учреждения и, как следствие, увеличит трудозатраты. Кроме того, чтобы обязанность учреждения перед работниками по предоставлению им дней отпуска не была формальностью, учреждению придется самостоятельно ответить на следующие вопросы: 1.

На основании какого документа такая обязанность отражается на счетах бухгалтерского учета? 2. Какие должностные лица будут нести ответственность за совершение рассматриваемых операций?

Очевидно, что полученные ответы должны быть оформлены соответствующими нормами в учетной политике учреждения или ином локальном акте. И еще раз отметим, что руководителю учреждения, решившему исполнять рекомендации Минфина России, необходимо будет изыскать источник для финансирования дополнительных трудозатрат работников бухгалтерии и отдела кадров. Вышеиспользованные варианты решения задач с помощью типовых и измененных программных решений «1С» уже успешно используются клиентами компании «Первый БИТ».

А доработанный ее специалистами функционал программы помогает пользователям адаптировать систему под уникальные особенности каждого учреждения.

От редакции Напоминаем, что бухгалтерские записи по отражению в учете операций по формированию и использованию резервов, определение оценочного значения при формировании резерва на оплату отпусков за фактически отработанное время разъяснены ранее в письмах Минфина России от 20.05.2015 № 02-07-07/28998 и от 14.01.2016 № 02-07-10/604. В учетной политике следует описать выбор одного из предлагаемых ниже методов начисления резерва отпусков. Резерв при этом рассчитывается ежемесячно (ежеквартально, ежегодно) как сумма оплаты отпусков работникам за фактически отработанное время на дату расчета и сумма страховых взносов на обязательное пенсионное страхование, обязательное социальное страхование на случай временной нетрудоспособности и в связи с материнством, обязательное медицинское страхование, обязательное социальное страхование от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний.

1. Сумма расходов на оплату предстоящих отпусков определяется по одной из следующих методик. 1.1. Расчет производится персонифицированно по каждому сотруднику: Резерв отпусков = К х ЗП, где К – количество не использованных сотрудником дней отпуска за период с начала работы на дату расчета (конец каждого месяца, квартала, года); ЗП – среднедневной заработок сотрудника, исчисленный по правилам расчета среднего заработка для оплаты отпусков на дату расчета резерва. 1.2. Расчет средней заработной платы производится по учреждению в целом: Резерв отпусков = К х ЗПср, где К – общее количество не использованных всеми сотрудниками дней отпуска за период с начала работы на дату расчета (конец каждого месяца, квартала, года); ЗПср – средняя заработная плата по всем сотрудникам учреждения в целом.

1.3. Расчет средней заработной платы производится по отдельным категориям сотрудников (группам персонала): Резерв = К1 х ЗПср1 + К2 х ЗПср2 + К3 х ЗПср3, где К1, К2, К3 – количество всех дней неиспользованного отпуска каждой категории работников (группы персонала); ЗПср1, ЗПср2, ЗПср3 – средняя заработная плата, рассчитанная по каждой категории работников (группе персонала).

2. Резерв на оплату страховых взносов рассчитывается с учетом методики расчета резерва на оплату отпусков. 2.1. Сумма страховых взносов при формировании резерва может быть рассчитана: — по каждому работнику индивидуально: Резерв стр. взн. = К х ЗП х С; — в среднем по учреждению: Резерв стр.

взн. = К х ЗПср х С; — или по каждой категории работников (группе персонала): Резерв стр. взн. = (К1 х ЗПср1 + К2 х ЗПср2 + К3 х ЗПср3) х С, где С – ставка страховых взносов.

Список использованных источников:

  • Артемова И.В. Записка-расчет: рекомендации по применению // Советник бухгалтера государственного и муниципального учреждения. 2012. № 2.
  • Приказ Минфина России от 01.12.2010 № 157н «Об утверждении единого плана счетов бухгалтерского учета для органов государственной власти (государственных органов), органов местного самоуправления, органов управления государственными внебюджетными фондами, государственных академий наук, государственных (муниципальных) учреждений и инструкции по его применению» (ред. от 16.11.2016 с изменениями, вступившими в силу с 30.12.2016).
  • Письмо Минфина России от 05.06.2017 № 02-06-10/34914 «Об отражении в бухучете организаций государственного сектора обязательств по оплате отпусков».
  • Трудовой кодекс Российской Федерации –Федеральный закон от 30.12.2001 № 197-ФЗ (ред. от 01.07.2017 с изменениями, вступившими в силу с 12.07.2017).
  • Приказ Минфина России от 13.06.1995 № 49 «Об утверждении методических указаний по инвентаризации имущества и финансовых обязательств» (ред. от 08.11.2010).

Инвентаризация резерва отпусков в 2017 году

К 31 декабря 2017 года каждому бухгалтеру, который инициировал формирование и ведет учет резерва отпусков, необходимо провести инвентаризацию. С точки зрения экономической целесообразности имеет смысл делать это каждый календарный год (хотя бы потому, что график отпусков утверждается также на календарный год, а без него невозможно спланировать использование резерва).

Указанные элементы должны быть подтверждены данными специального расчета (сметы), в котором отражается расчет размера ежемесячных отчислений в резерв исходя из сведений о предполагаемой годовой сумме расходов на оплату отпусков, включая сумму страховых взносов с этих расходов. При этом процент отчислений в резерв определяется как отношение предполагаемой годовой суммы расходов на оплату отпусков к предполагаемому годовому размеру расходов на оплату труда. Например, общий фонд зарплаты на очередной год установлен в размере 12 млн руб., предполагаемый размер расходов на оплату отпусков – 1,44 млн руб.

Этот вариант наиболее предпочтительный, но и более трудоемкий;

  1. последнее число каждого квартала. По соотношению «затраты-эффект» этот вариант можно признать наиболее оптимальным;
  2. 31 декабря. Вариант самый простой, но доступен он только тем организациям, которые составляют отчетность лишь по итогам года.

Какую дату для расчета резерва выбрать, организация решает сама и закрепляет это в своей Учетной политике.

Способ 2

Порядок расчета суммы резерва отпусков может быть упрощен путем определения среднего заработка не конкретного работника, а всех работников соответствующей группы.

В этом случае для определения величины резерва необходимо: Шаг 1.

Определить общее количество неиспользованных дней отпуска, включая дополнительный оплачиваемый отпуск, на которое имеют право все работники одной группы на эту отчетную дату.

Шаг 2. Рассчитать средний дневной заработок по каждой группе работников за отчетный период (месяц, квартал или год) по формуле: Шаг 3.

Определить сумму резерва по каждой группе работников по формуле: Шаг 4. Сложить по всем группам найденную величину резерва на оплату отпусков.

Как и в первом способе, найденная сумма будет являться величиной резерва на оплату отпусков по каждой конкретной группе на отчетную дату.