Главная - Интернет и право - Как правильно заверить копию документа

Как правильно заверить копию документа


Как правильно заверить копию документа

Мы в соц. сетях


© 2002 — 2020 Адрес редакции: г. Москва, 1-ый Щемиловский переулок, д. 16, стр. 2, 4-ый подъезд () Почтовый адрес: 127055 г.

Москва а/я 75 Тел.: (495) 258-08-15, 725-78-13 E-mail: Вся информация, размещенная на данном веб-сайте, предназначена только для персонального использования и не подлежит дальнейшему воспроизведению и/или распространению в какой-либо форме, иначе как с письменного разрешения ООО «Профессиональное издательство».

Статьи и советы по делопроизводству и архивному делу, работе секретаря и помощника. Шаблоны документов, подарки и акции.

Выписываете журнал? Я согласен с политикой ПОДПИСАТЬСЯ

Правила заверения документов

Для подтверждения информации, сообщаемой клиентами при заключении договора предоставляются следующие документы (по выбору):

  • Оригиналы
  • Копии, заверенные организацией, при этом данные копии должны быть оформлены на нижеуказанных условиях.
  • Нотариально заверенные копии

Документы, переданные АО «ЦентрИнформ» при заключении договора, возврату не подлежат Заверение копий документов, предоставляемых клиентом — юридическим лицом, может быть осуществлено следующими работниками клиента — юридического лица (по выбору клиента):

  • Главным бухгалтером Клиентом — юридическим лицом предоставляется копия приказа о назначении главного бухгалтера с указанием наименования юридического лица, должности и Ф.И.О.

    главного бухгалтера. Копия приказа может быть заверена руководителем юридического лица или самим главным бухгалтером.

  • Руководителем юридического лица Полномочия руководителя юридического лица подтверждаются выпиской из ЕГРЮЛ на данное юридическое лицо, где в разделе «Сведения о физических лицах, имеющих право без доверенности действовать от имени юридического лица» указаны должность, фамилия, имя и отчество лица, заверившего копии.

  • Любым физическим лицом (в том числе НЕ состоящим в трудовых отношениях с юридическим лицом).

    Данным лицом предоставляется оригинал доверенности от имени юридического лица (с подписью руководителя юридического лица и печатью данного юридического лица), в которой:

    • имеется полномочие предоставлять (передавать) необходимые документы и заверять их копии от имени юридического лица, ИЛИ /И
    • имеется полномочие осуществлять действия от имени руководителя юридического лица или осуществлять все юридически значимые действия от имени юридического лица.

    Оригинал доверенности предъявляется в АО «ЦентрИнформ», копия заверенная уполномоченным лицом остается в АО «ЦентрИнформ».

  • копия приказа о наделении данного работника полномочиями по заверени копий юридического лица.
  • копия приказа о назначении данного работника с указанием наименования юридического лица, должности и Ф.И.О. данного работника
  • имеется полномочие предоставлять (передавать) необходимые документы и заверять их копии от имени юридического лица, ИЛИ /И
  • Работником отдела кадров (отдела персонала, кадровой службы и т.п.) Клиентом — юридическим лицом предоставляется копия приказа о назначении работника отдела кадров с указанием наименования юридического лица, должности и Ф.И.О.

    данного работника. Копия приказа может быть заверена руководителем юридического лица или самим работником отдела кадров.

  • имеется полномочие осуществлять действия от имени руководителя юридического лица или осуществлять все юридически значимые действия от имени юридического лица.
  • Иным работником юридического лица.

    Клиентом — юридическим лицом предоставляется:

    • копия приказа о назначении данного работника с указанием наименования юридического лица, должности и Ф.И.О. данного работника
    • копия приказа о наделении данного работника полномочиями по заверени копий юридического лица.

    Копия приказа может быть заверена руководителем юридического лица или самим работником.

Предоставляются копии, заверенные индивидуальным предпринимателем, имеющим печать. Требования к печати индивидуального предпринимателя: Наличие номера ОГРНИП (сам номер, серия свидетельства) или наличие номера ИНН ИП.

При отсутствии таких данных в печати, она считается не действительной. Если индивидуальный предприниматель работает без печати, или имеющая печать не соответствует требованиям выше, то предоставляются только оригиналы или нотариальные копии. Предоставляются только оригиналы документов или их нотариально заверенные копии.

  1. проставляется надпись «Верно» или «Копия верна»
  2. печать организации/ИП.
  3. в многостраничном документе проставляется заверительная надпись на каждом листе ИЛИ документ сшивается и заверительная надпись делается на месте сшивки.
  4. расшифровка подписи (инициалы и фамилия),
  5. дата заверения,
  6. личная подпись лица, заверившего копию,
  7. должность лица, заверившего копию,

Пример Верно/Копия верна Генеральный директор Личная подпись И.И.Иванов Дата Печать Обратите внимание! Срок заверения документов на момент предоставления не должен превышать:

  1. копия паспорта — 3-х дней
  2. копии остальных документов — 1 месяца

Заключение

Новые правила заверения документов не изменили порядок визирования копий радикальным образом.

В отдельных случаях — когда копию предъявляют в другую организацию — нужно указать место хранения подлинника (если это возможно сделать).

Право заверения есть у руководителя, его заместителя и начальника отдела кадров.

Процедура простая и не требует серьёзной предварительной подготовки.

Если вы нашли ошибку, пожалуйста, выделите фрагмент текста и нажмите Ctrl+Enter.

Вконтакте Оцените статью

Загрузка. Поделиться ВКонтакте Facebook Одноклассники Twitter Добавить комментарий Пожалуйста, введите ответ цифрами:5 × один =

Зачем это нужно?

Представим, что вы собрались брать кредит в банке.

Практически в любом случае данная организация потребует от вас предоставить копию документа о трудовой деятельности, чтобы убедиться в вашей платежеспособности.Или вы решили стать индивидуальным предпринимателем, тогда вам понадобится нотариально заверенная копия паспорта.Таким образом, и в первом, и во втором случае вам потребуются надлежащим образом оформленные копии документов.

Практически в любом случае данная организация потребует от вас предоставить копию документа о трудовой деятельности, чтобы убедиться в вашей платежеспособности.Или вы решили стать индивидуальным предпринимателем, тогда вам понадобится нотариально заверенная копия паспорта.Таким образом, и в первом, и во втором случае вам потребуются надлежащим образом оформленные копии документов. Таких ситуаций в пример можно привести очень много. Единственное, что их объединяет – бумаги должны быть заверены в соответствии с правилами канцелярии.Обычная копия с документа – это простая бумажка.

Если же она заверена надлежащим образом, то сразу обретает юридическую силу.

Область применения

Перед тем как заверить копию документа таким способом или исправлять уже проделанную работу, уточните, насколько эти правила обязательны именно в вашей области. Ведь требования стандарта носят в большей степени рекомендательный характер.Вышеупомянутый ГОСТ говорит о том, что данные правила распространяются на документы организационно-распорядительного характера, принадлежащие к УСОРД, то есть распоряжения, постановления, приказы, протоколы, решения, акты и т.д., включенные в ОКУД (классификатор управленческой документации общероссийский).Методические правила утверждены Росархивом (приказ № 76 от 23 декабря 2009 года).

— в органах исполнительной власти (федеральных) при разработке инструкции по делопроизводству. Как заверять копии документов? Образец приведен ниже.Подлинник документа хранится в деле (орган власти — наименование) № __ за ____ г.

Верно Главный специалист (подпись) /И.И. Коровкина/ 21.07.2015 ПЕЧАТЬ При этом следует помнить, что многостраничные документы (выписки из них) первоначально следует пронумеровать, а отметку о заверении дополнить указанием числа листов: «Всего в копии ____ листов». Допустимо проставить отметку «Верно» на каждом странице, либо следует их подшить с помощь нитки и иголки или металлических скоб.

Правило 1.

Обращение к работодателю с письменным заявлением

Именно оно станет отправным механизмом процедуры получения копии.

Выдача копий по устной просьбе не предусмотрена законом.

Причина тому — ст. 62 ТК РФ, в которой фигурирует фраза «по письменному заявлению работника…».

Что должно быть в нем написано и как оно выглядит?

Здесь специальных правил нет. Текст может быть напечатан на компьютере или оформлен старым проверенным способом — от руки на листке бумаги. Стиль изложения просьбы должен быть деловым, а текст по структуре соответствовать официальному документу. Это означает, что в шапке заявления указывается, на чье имя подается заявление, затем излагается сама просьба.
Это означает, что в шапке заявления указывается, на чье имя подается заявление, затем излагается сама просьба.

Завершается оформление заявления личной подписью работника с расшифровкой и датой: Генеральному директору ООО «Метеор» Савельеву Петру Николаевичу от слесаря-сантехника механического цеха Васильева Анатолия Константиновича Заявление На основании ст. 62 ТК РФ прошу Вас предоставить мне заверенные в установленном порядке копии: 2. Приказа о приеме на работу. Васильев /Васильев Анатолий Константинович/ 29.06.2020

Заверение копий документов: что объяснить контрагенту

Ситуация такая.

Договором предусмотрено, что возмещение расходов контрагента производится организацией на основании копий документов, подтверждающих расходы. Суммы этих расходов входят в стоимость услуг, оказываемых контрагентом. Контрагент категорически отказывается заверять предоставляемые им копии подтверждающих документов, т.е.

писать: «Копия. Верно. Подпись, расшифровка.

Печать.» и просит обосновать претензии к оформлению документов и ответы на вопросы: «Почему документы нужно заверять? Где это написано?». Чем можно обосновать необходимость заверения подтверждающих расходы документов?

Тем не менее, считаем возможным обратить внимание на следующее.

В соответствии с ГОСТ Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения» (утв. постановлением Госстандарта России от 27.02.1998 № 28)

  1. копией документа признается документ, полностью воспроизводящий информацию подлинного документа и все его внешние признаки или часть их, не имеющий юридической силы (п. 2.1.29).
  2. заверенная копия документа – это копия документа, на которой в соответствии с установленным порядком проставляют необходимые реквизиты, придающие ей юридическую силу (п. 2.1.30).

То обстоятельство, что только надлежащее заверение придает копии документа юридическую силу, подтверждается также тем, что ненадлежащее заверение может повлечь отказ в признании доказательственного значения данной копии. В частности, в соответствии с п.

8 ст. 75 АПК РФ письменные доказательства представляются в арбитражный суд в подлиннике или в форме надлежащим образом заверенной копии. Невыполнение данного требования при представлении в суд копий документов означает, что в деле отсутствуют надлежащие доказательства. Кроме того, в настоящее время действует Указ Президиума Верховного Совета СССР от 04.08.1983 № 9779-Х «О порядке выдачи и свидетельствования предприятиями, учреждениями и организациями копий документов, касающихся прав граждан» (далее – Указ № 9779-Х), в п.
Кроме того, в настоящее время действует Указ Президиума Верховного Совета СССР от 04.08.1983 № 9779-Х

«О порядке выдачи и свидетельствования предприятиями, учреждениями и организациями копий документов, касающихся прав граждан»

(далее – Указ № 9779-Х), в п. 1 которого сказано, что верность копии документа свидетельствуется подписью руководителя или уполномоченного на то должностного лица и печатью.

На копии указывается дата ее выдачи и делается отметка о том, что подлинный документ находится в данном предприятии, учреждении, организации.

Конечно, в данном Указе, как следует из его наименования и содержания, речь идет о порядке выдачи копий документов, касающихся прав граждан (и выдаваемых гражданам). Вместе с тем, некоторые судебные органы применяют положения данного Указа при рассмотрении споров, связанных с деятельностью юридических лиц.

Так, например, организация-взыскатель обратилась в налоговый орган с заявлением о предоставлении информации о банковских счетах должника.

К заявлению организация приложила копию исполнительного листа, заверенную подписью руководителя организации и ее печатью.

Налоговый орган отказал в предоставлении информации по причине ненадлежащего заверения копии исполнительного листа. Однако арбитражный суд признал отказ налогового органа неправомерным. При этом арбитражный суд сослался на Указ № 9779-Х и пояснил, что если законодательством не предусмотрено представление копий документов, засвидетельствованных в нотариальном порядке, верность копии документа свидетельствуется подписью руководителя или уполномоченного на то должностного лица и печатью (Постановление ФАС Уральского округа от 01.09.2008 по делу № А76-2529/08, Определением ВАС РФ от 26.12.2008 отказано в передаче данного дела в Президиум ВАС РФ для пересмотра в порядке надзора).

Аналогичная позиция изложена в Постановлении ФАС Поволжского округа от 19.02.2014 по делу № А55-11264/2013.

Да и в тех случаях, когда суды применяли положения Указа Президиума Верховного Совета СССР от 04.08.1983 № 9779-Х, они их применяли главным образом для выяснения вопроса о том, в каком порядке должны заверяться копии документов.

То есть, когда нормативно или договором установлена обязанность того или иного лица представить заверенную копию документа, но при этом не сказано, каким именно образом она должна быть заверена (нотариально или достаточно подписи руководителя и т.д.), вот тогда суды для ответа на этот вопрос и ссылались на положения Указа № 9779-Х. При этом ни одного судебного акта, в котором было бы сказано, что если по условиям договора сторона должна представить другой стороне копию документа, эта копия должны быть представлена именно в заверенном виде, мы не обнаружили. Более того, некоторыми судами высказывается мнение о том, что положения Указа № 9779-Х вообще не подлежат применению в случае, когда копия документа выдается не физическому, а юридическому лицу (см., например, Постановление Двадцатого арбитражного апелляционного суда от 23.12.2015 г.

по делу № А09-2109/2015 и др.). Поэтому вопрос о порядке представления копий документов, порядке заверения этих копий целесообразно решать при заключении договора. Если договором не предусмотрено предоставление контрагентом заверенных определенным образом копий документов, понудить контрагента (в т.ч.

в судебном порядке) заверять эти копии будет достаточно сложно. Соответственно, как вариант, организация может отказаться от оплаты оказанных услуг полностью или частично по причине не подтверждения понесенных контрагентом расходов.

Как мы отметили выше, в соответствии с положениями ГОСТ Р 51141-98 юридическую силу имеет только заверенная копия документа.

Как следствие, если копии расходных документов не заверены, они не имеют доказательственной силы.

Иными словами, такие копии не подтверждают должным образом понесенные расходы. Кроме того, организация ведь не имеет возможности ознакомиться с оригиналами расходных документов, они находятся в распоряжении контрагента.

Поэтому вполне логично, что при направлении в адрес организации копий документов, контрагент должен как-то подтвердить, что эти копии соответствуют имеющимся у него оригиналам. Как это сделать? В частности, путем их заверения. И все же, нужно понимать, что отказ от оплаты услуг на том основании, что копии расходных документов не заверены должным образом, будет сопряжен с риском применения к организации санкций за просрочку оплаты, поскольку, как мы уже сказали выше, ни договором, ни законом применительно к рассматриваемой ситуации не установлена обязанность контрагента представлять именно заверенные копии документов.

И все же, нужно понимать, что отказ от оплаты услуг на том основании, что копии расходных документов не заверены должным образом, будет сопряжен с риском применения к организации санкций за просрочку оплаты, поскольку, как мы уже сказали выше, ни договором, ни законом применительно к рассматриваемой ситуации не установлена обязанность контрагента представлять именно заверенные копии документов. Тем менее, стоит попытаться убедить контрагента в необходимости заверять копии расходных документов.

В качестве аргумента можно сослаться на положения Указа № 9779-Х, ГОСТа Р 51141-98, на судебную практику, а также можно привести вышеизложенные доводы.

Можно ли заверить копию документа в организации так, чтобы она имела юридическую силу или нужно обращаться к нотариусу? Какие правила устанавливает законодательство?

Узнайте о требованиях делопроизводства к заверению копий в 2017 году. Несмотря на быстрое развитие электронного документооборота, деятельность многих организаций все еще связана с бумажной документацией.

Оригиналы оформляют в определенном количестве экземпляров (зачастую это регламентируется ГОСТами и нормативными документами). Совсем по-другому выглядит ситуация с копиями. Их может сниматься неограниченное количество, при этом, если заверить их надлежащим образом, они будут иметь юридическую силу, а в некоторых ситуациях даже приравниваться к оригиналу.

Действующий в сфере делопроизводства и архивного дела ГОСТ Р 7.0.8-2013 предлагает точное определение для данного вида документации. Это документация несущая аналогичную содержащейся в подлиннике информацию. Обычная бумажная ксерокопия действительно полностью соответствует подлиннику.

Однако она не обладает юридической силой. Чтобы придать ей значимость, копию необходимо заверить в соответствии с существующими правилами делопроизводства. При заверении на копии делаются специальные отметки о том, что она верна и полностью соответствует оригиналу.

Виды копий

На сегодняшний день можно выделить две формы дубликатов:

  1. копия, сделанная при помощи технических средств;
  2. вновь созданный документ.

Первый вариант, как правило, осуществляется при помощи ксерокса.

В данной ситуации оригинал просто копируется и заверяется уполномоченными лицами. Второй способ характеризуется тем, что на основе первоначального варианта создается новый документ, который в полной мере ему соответствует. Он не использует техническое копирование, а предпринимает те же варианты создания, что и оригинал.

Об индексации заработной платы

В связи с повышением величины минимального размера оплаты труда в Российской Федерации и необходимостью обеспечить повышение уровня реального содержания заработной платы в соответствии с требованиями ст. 134 Трудового кодекса РФ ПРИКАЗЫВАЮ: 1.

Проиндексировать заработную плату всех работников ООО «Рассвет» на 5,7% с 1 мая 2020 г. 2. Контроль за исполнением настоящего приказа возложить на главного бухгалтера Сергиенко И.Н.

Генеральный директор А.О. Карецкий ВЕРНО Инспектор отдела кадров А.П.

Абрамова 18.04.2018

СОВЕТ

При заверении обращайте внимание на качество подлинника.

Если документ имеет неясный текст, подчистки, приписки и иные неоговоренные исправления, предупредите получателя, что копию у него могут не принять; . Заверить копию многостраничного документа вы можете двумя способами:

  1. отдельно заверить каждый лист копии;
  2. прошить все листы, пронумеровать их и заверить на обратной стороне последнего листа на месте прошивки. Тогда нужно указать количество листов, например: «Копия на 6 листах верна».

Как теперь надо заверять документы

01.07.2018 введен в действие новый ГОСТ Р 7.0.97-2016, согласно которому заменены требования к заверению копий документов.

Об этом напоминает по Костромской области, отмечая, что именно так надо заверять документы для представления их в фонд. Согласно п. 5.26 ГОСТа отметка о заверении копии оформляется для подтверждения соответствия копии документа (выписки из документа) подлиннику документа.

Отметка о заверении копии проставляется под реквизитом «подпись» и включает: слово «Верно»; наименование должности лица, заверившего копию; его собственноручную подпись; расшифровку подписи (инициалы, фамилию); дату заверения копии (выписки из документа).

Пример:ВерноСпециалист Подпись И.О.

ФамилияДата Если копия выдается для представления в другую организацию, отметка о заверении копии дополняется надписью о месте хранения документа, с которого была изготовлена копия («Подлинник документа находится в (наименование организации) в деле № .

за . год») и заверяется печатью организации, например: Верно Подлинник документа находится в ООО «Организация» в деле № 01 за 2017 год Инспектор по кадрам подпись Иванова И.И. 02.07.2018 Печать ООО «Организация» Обращаем внимание, что копии для внешнего пользования новый ГОСТ обязывает заверять именно печатью организации, тогда как по старым правилам можно было использовать и другие печати (например, отдела кадров).

Оттиск печати нужно ставить так, чтобы он не закрывал подпись лица, заверившего копию документа (п. 5.24 ГОСТа). Если у организации в соответствии с уставом не имеется печати, то копия заверяется без нее, в аналогичном порядке заверяет копии и ИП, не использующий печать. Для проставления отметки о заверении копии может использоваться штамп.

«». Рубрики: Подписывайтесь на «Утреннего бухгалтера». Все для бухгалтера. Пора завести блог на Клерк.ру Блог компании на «Клерке» — это ваш новый инструмент, чтобы рассказать о себе.